IA numa equipa ou empresa: regras, custos e literacia

Três empregados, três maneiras

Na drogaria do senhor Manuel, na vila, trabalham três pessoas. A Ana usa IA no telemóvel para escrever os anúncios das redes sociais. O Paulo cola os emails dos fornecedores na sua conta pessoal gratuita, para os resumir. A Rita não usa, porque acha que «é proibido», embora ninguém o tenha dito.

Ninguém está a fazer mal de propósito. Mas a loja não sabe que dados saíram, quanto se gasta, nem quem responde se um anúncio sair com o preço errado. Falta uma coisa simples: uma regra escrita.

A regra de uso numa página

Uma boa regra cabe numa página e responde a quatro perguntas.

1. O que se pode fazer. Com exemplos da casa: «escrever rascunhos de anúncios e emails», «resumir documentos sem dados pessoais», «traduzir avisos para clientes estrangeiros».

2. O que não se pode fazer. «Enviar a um cliente um texto da IA sem o ler.» «Usar IA para decidir sobre pessoas», como quem fica com o turno ou quem tem desconto. «Usar contas pessoais para trabalho.»

3. Que dados nunca entram. A lista que viste no Nível 1 (dados de clientes, números de identificação, saúde, palavras-passe, contratos), escrita com as palavras da tua empresa: «a ficha de clientes do cartão de desconto nunca entra».

4. Quem responde. Quem envia responde pelo que enviou, mesmo que a IA o tenha escrito. Escreve também a quem se pergunta quando há dúvida e a quem se avisa quando algo corre mal.

No fim, uma data e a frase «revemos esta regra de seis em seis meses». As ferramentas mudam depressa.

Contas pessoais ou conta da empresa

Quando cada um usa a sua conta pessoal, três coisas ficam fora do controlo da empresa:

• Os dados. As conversas são da pessoa, não da empresa. Se o Paulo sair, leva o histórico, com os emails dos fornecedores. E as definições de privacidade (por exemplo, se as conversas servem para treino) são as que ele escolheu, ou as que vinham de origem.
• A facturação. Uma assinatura paga com o cartão pessoal costuma ficar com os dados de facturação da pessoa, não da loja, e ninguém sabe ao certo quanto se gasta no total. Confirma que os dados de facturação identificam a empresa e centraliza o registo das despesas.
• Quem vê o quê. Numa conta da empresa há um administrador que dá e tira acessos, escolhe as definições de privacidade para todos e partilha projectos com a equipa. Conforme o serviço, pode também ver registos de uso. Diz isso às pessoas, com clareza.

Nas contas de empresa, estas opções costumam estar numa área de administração, separada das definições pessoais. Antes de contratar, procura nos termos três respostas: os dados servem para treino? Onde ficam guardados? O que acontece quando se apaga a conta? Isto é como está a 6 de Outubro de 2026; se o ecrã for diferente, procura o botão com o mesmo nome.

Custos: fazer contas sem números

Os preços mudam quase todos os meses, por isso não estão aqui: consulta a página Estado actual. O que não muda é a maneira de pensar. Há duas formas de pagar:

• Por pessoa e por mês. Um valor fixo por cada lugar. É previsível. Compensa para quem usa todos os dias; para quem usa uma vez por mês, é dinheiro parado.
• Por uso. Pagas conforme a quantidade de texto que a IA lê e escreve. É o habitual quando ligas a IA a uma automação, como na lição anterior. Pode sair barato, ou disparar se um fluxo ficar a correr às voltas. Por isso, define sempre um tecto de gasto.

Para estimar, faz uma tabela simples: quem usa, para quê, quantas vezes por semana. Experimenta um mês, com tecto, e compara a factura com a estimativa.

Literacia em IA: o que a lei pede

O AI Act (Regulamento (UE) 2024/1689) tem um artigo sobre literacia em IA, o artigo 4.º. Foi reescrito pelo Regulamento (UE) 2026/1744, em vigor desde 27 de Julho de 2026. Na redacção actual, as empresas e organizações que usam IA no trabalho devem tomar medidas para promover a literacia em IA das pessoas que a usam em seu nome. Já não se fala em garantir um nível certo para cada pessoa.

Em linguagem de loja: se pões os teus empregados a usar IA, ajuda-os a perceber o que estão a usar. A regra numa página é uma dessas medidas. Este curso, feito pela equipa, pode ser outra parte. Guarda uma nota simples de quem fez que formação e quando.

Fontes: Regulamento (UE) 2024/1689 e Regulamento (UE) 2026/1744, no EUR-Lex. Isto não é aconselhamento jurídico.

Exercício: a regra da drogaria

Ajuda-me a escrever a regra de uso de IA de uma drogaria com 3 empregados, numa só página, em português de Portugal e linguagem simples.
Usamos IA para: [ex.: anúncios nas redes sociais, resumir emails de fornecedores, traduzir avisos].
Dados que temos e que nunca podem entrar: [ex.: ficha de clientes, preços de compra, fotografias de receitas].
A quem se pergunta quando há dúvida: [nome ou função].
Organiza em 4 partes: o que se pode fazer, o que não se pode, dados que nunca entram, quem responde. Usa exemplos concretos, não frases gerais. No fim, uma linha com a data de revisão.