Automatizar o primeiro fluxo

Vinte minutos todas as noites

A Sofia vende compotas e licores numa pequena loja online. Recebe dez a quinze encomendas por semana, cada uma num email. Todas as noites abre os emails, um a um, e copia para uma folha de cálculo a data, o produto, a quantidade e a localidade. São vinte minutos. Sempre iguais.

Uma noite pensa: «Isto é sempre a mesma coisa. Não pode ser feito sozinho?»

Pode. Mas não da primeira vez, e não sem ela ver.

O que é um fluxo

Um fluxo é uma tarefa repetida descrita em três partes:

• Gatilho: o que faz começar. Chega um email com «Nova encomenda» no assunto.
• Passos: o que se faz. A IA lê o email e tira a data, o produto, a quantidade e a localidade.
• Resultado: o que fica feito. Uma linha nova na folha de cálculo, e um aviso se faltar algum dado.

Outro exemplo, sem email nenhum. O Pedro escreve a newsletter da associação. Durante a semana vai apontando as novidades numa nota.

• Gatilho: todas as segundas-feiras, às 9h.
• Passos: a IA lê a nota da semana e escreve um rascunho, no tom das newsletters anteriores.
• Resultado: um rascunho à espera do Pedro. Não é enviado a ninguém.

Se consegues descrever uma tarefa tua nestas três linhas, tens um candidato a fluxo.

Primeiro à mão, três vezes

Antes de automatizar, a Sofia faz o fluxo à mão com a IA, sempre com o mesmo pedido:

Vou colar um email de encomenda. Tira só estes dados e devolve-os numa linha, separados por ponto e vírgula, por esta ordem: data; produto; quantidade; localidade. Se houver mais de um produto, faz uma linha por produto. Se faltar algum dado, escreve FALTA nesse lugar. Não inventes nada. Email: [cola aqui, sem o nome, a morada completa, o telefone e o email do cliente]

Repara que ela só tira o que precisa para a folha. O nome e a morada do cliente ficam fora: é menos um dado pessoal a passar por mais um serviço (lição 5 do Nível 1).

Fazer à mão três vezes, com três emails diferentes, serve para:

• Descobrir os casos estranhos: o cliente que pede dois produtos, o que não diz a quantidade, o que escreve «uma dúzia».
• Afinar o pedido: de cada vez que corriges a resposta, acrescentas ao pedido a regra que faltava.
• Saber como é um bom resultado: para depois o reconheceres de relance.

Quando o pedido funciona três vezes seguidas sem correcções, está pronto para correr sozinho.

Duas maneiras de automatizar, hoje

Isto é como está a 6 de Outubro de 2026; se o ecrã for diferente, procura o botão com o mesmo nome.

1. Dentro das próprias ferramentas de IA. Alguns assistentes já deixam marcar uma tarefa agendada: escreves o pedido e escolhes quando corre, uma vez ou todas as semanas. O resultado aparece na conversa ou como aviso no telemóvel. Serve bem para a newsletter do Pedro, para um resumo semanal ou para um lembrete com texto preparado. Procura uma opção com um nome como «tarefas», «agendar» ou «acções agendadas». Nem todas as ferramentas e versões a têm: consulta a página Estado actual.

2. Ferramentas de ligação. Para juntar programas diferentes (o email, a folha de cálculo e a IA, como no caso da Sofia), há ferramentas próprias, como o Zapier, o Make ou o n8n. Funcionam com blocos do tipo «quando chegar um email assim, manda-o à IA com este pedido e escreve o resultado nesta folha». O Nível 3 tem uma lição só sobre elas.

O que levas deste nível

• Pedidos avançados: papel, passos, exemplos, formato e autocrítica. Iterar por partes, dizendo o que fica.
• Documentos: anexar é enviar. Pede a página e a frase exacta, e confirma as contas numa folha de cálculo.
• Instruções, projectos e memória: três coisas diferentes. Vê e limpa a memória de vez em quando.
• Pesquisa: abre as fontes. Facto importante, só com a fonte oficial ou duas fontes independentes.
• Criar: cinco peças para pedir imagens, o texto escreves tu, consentimento sempre e marcar o que foi gerado.
• Automatizar: à mão três vezes primeiro, e uma pessoa revê tudo o que sai para fora.

E a seguir

O Nível 3 (Avançado, sem código) é para quem quer ir mais longe sem programar: automação a sério com Zapier, Make e n8n, regras para usar IA numa equipa ou numa empresa, como avaliar se uma resposta é boa, como a IA funciona por dentro, e a ética e a lei. Já está disponível: abre o Nível 3.