Email profissional com o teu domínio

O orçamento que foi parar ao spam

A Inês vende doçaria online a partir de casa, em Lisboa. Manda orçamentos para casamentos e baptizados a partir de inesdocinhos1987@…, o mesmo endereço que usa desde os tempos da escola. Um cliente responde: «Desculpe, pensei que era spam.»

O orçamento era sério. O endereço é que não ajudava.

Compara com ola@docesdaines.pt. Quem recebe vê logo o nome do negócio, percebe que a pessoa tem um site e sabe a quem responder. É a mesma Inês, a mesma mensagem, outra confiança.

Porque é que importa

• Confiança. Um endereço no teu domínio diz «isto é um negócio». Um endereço com o ano de nascimento diz «isto é uma conta pessoal».
• Continuidade. O endereço é do negócio, não da pessoa. Se mudares de telefone, de fornecedor ou de ajudante, geral@ continua a ser teu (desde que o domínio seja teu, como vimos na lição do domínio).
• Caixas por função. Em vez de uma só caixa para tudo, usa nomes que dizem para que servem: geral@, reservas@, facturas@. Quando o negócio crescer, cada uma pode ter uma pessoa diferente.
• Alias. Não precisas de uma caixa paga por cada nome. Um alias é um endereço extra que entrega na mesma caixa. Assim, facturas@ e geral@ podem chegar a ti, sem custo de mais uma conta.

Onde ter o email

Há quatro caminhos comuns. Nenhum é «o certo»:

1. Google Workspace (o Gmail com o teu domínio).
2. Microsoft 365 (o Outlook com o teu domínio).
3. O email incluído no alojamento do site (muitos fornecedores dão algumas caixas).
4. Fornecedores europeus, como a Proton ou a Infomaniak.

Os critérios, por ordem de utilidade:

• O que já usas no telemóvel. Se vives no Gmail, o Workspace dá menos trabalho. Se és de Outlook e Word, o Microsoft 365.
• Se precisas de calendário e documentos partilhados ou só de caixas de correio.
• Onde ficam os dados. Alguns fornecedores guardam na União Europeia; outros dão a escolher. Confirma na página do fornecedor.
• Como é a recuperação de acesso. Se perderes a password, como voltas a entrar?

Os valores mudam. Os de referência estão na página Estado actual.

Os três carimbos: SPF, DKIM e DMARC

Quando recebes uma carta, o carimbo do correio diz de onde veio. No email acontece o mesmo, e há três carimbos:

• SPF: a lista dos servidores autorizados a enviar em nome do teu domínio. É como dizer ao porteiro: «só estes é que falam por mim».
• DKIM: uma assinatura em cada mensagem. Prova que ela saiu mesmo de ti e que ninguém lhe mexeu pelo caminho.
• DMARC: a regra que diz ao Gmail ou ao Outlook o que fazer com mensagens que falhem os dois primeiros. Pode começar por «só avisa-me», sem recusar nada.

Sem estes carimbos, o Gmail e o Outlook mandam o teu email para o spam, ou recusam-no.

Como se instalam? O teu fornecedor de email dá-te duas ou três linhas, do tipo TXT ou CNAME, para colares no DNS do domínio (a tal «tabela de sinais de trânsito» da lição do domínio). Copia-as exactamente como vêm. Não apagues linhas que não percebes. E um domínio só deve ter um registo SPF: se já houver um, o fornecedor diz-te como juntar o novo.

Pôr tudo a funcionar

Isto é como está a 16 de Outubro de 2026; se o ecrã for diferente, procura o botão com o mesmo nome.

• No telemóvel: abre a aplicação de email e procura uma opção com um nome parecido com «adicionar conta». Muitos fornecedores têm aplicação própria ou usam a do telemóvel.
• No computador: o mesmo, ou usa o endereço web do fornecedor para entrar no correio.
• Assinatura: o teu nome, o nome do negócio, telefone, endereço do site e, se passas facturas, o NIF.
• Regra de resposta: responde no próprio dia, mesmo que seja só «Recebi, respondo até sexta.» Quem espera três dias já está a falar com outro.
• A caixa antiga: durante uns seis meses, reencaminha-a para a nova e põe uma resposta automática do tipo «Mudei de endereço, escreve-me agora para ola@docesdaines.pt».